Política de Datos de Menores (NNA)

1.1 Autorización obligatoria

Conforme al Art. 7 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, el tratamiento de datos personales de menores de edad requiere:

• Autorización previa, expresa, libre, específica e informada del representante legal
• Respeto al interés superior del Niño, Niña o Adolescente
• Garantía de los derechos fundamentales del menor
• Atención especial a los riesgos de cada tratamiento específico

1.2 Quién es el representante legal

• Padre o madre del menor con patria potestad vigente
• Tutor legal o curador designado judicialmente
• Acudiente con autorización formal escrita del padre/madre o resolución judicial
• Defensor de Familia en casos especiales conforme a la Ley 1098 de 2006

1.3 Cómo se otorga la autorización

1. El representante completa el registro en preicfes.app o curso.preicfes.app
2. Acepta expresamente la Política de Tratamiento de Datos + esta Política específica
3. Firma digital o aceptación electrónica de los Términos y Condiciones
4. Confirma su identidad por email y/o WhatsApp
5. En convenios institucionales: firma física o digital del documento de autorización por cohorte

2.1 Finalidades autorizadas

Los datos del menor solo se tratan con las siguientes finalidades, todas relacionadas con su preparación académica:

• Prestar el servicio educativo (sesiones, simulacros, banco de preguntas)
• Generar reportes académicos personalizados
• Asignar tutor 1·1 según áreas con brecha
• Reportar avance al representante legal cada semana
• Coordinar logística (horarios, sesiones, eventos)
• Comunicaciones operativas con el representante legal
• Cumplir obligaciones contractuales y legales

2.2 Datos que solicitamos del menor

Solo datos estrictamente necesarios para la finalidad académica:

• Identificación: nombre, apellido, edad, grado escolar
• Académicos: institución educativa, resultados de simulacros, áreas con brecha
• Contacto: email del menor (si tiene uno propio + autorización) o email del acudiente
• Datos del representante legal: nombre, parentesco, contacto

NO solicitamos: dirección residencial completa del menor, datos biométricos, información sensible (excepto declaración voluntaria de condiciones de salud para adecuación pedagógica).

3.1 Derechos garantizados al menor

El menor de edad tiene todos los derechos de la Ley 1581 de 2012 (consulta, rectificación, supresión, etc.) reforzados con derechos específicos:

• Derecho a ser oído · sus opiniones se tienen en cuenta según su madurez
• Interés superior · prevalencia de su bienestar sobre intereses comerciales
• Privacidad reforzada · medidas adicionales de protección de datos
• Educación digital segura · entornos cerrados y moderados
• Protección integral · garantías frente a riesgos del entorno digital

3.2 Derecho a la portabilidad y revisión al cumplir 18 años

Cuando el titular cumple la mayoría de edad:

• Puede ejercer todos sus derechos directamente, sin intermediación del representante
• Puede solicitar revisión completa de los datos recolectados durante su minoría de edad
• Puede pedir portabilidad de sus datos académicos a otra plataforma
• Puede pedir supresión de información que considere innecesaria

Notificamos esta posibilidad por email al cumplirse la mayoría de edad, conforme a buenas prácticas internacionales.

4.1 Quién puede ejercer los derechos

• El representante legal en nombre del menor
• El menor mismo, en consulta con el representante, en función de su madurez
• El menor directamente, una vez cumplida la mayoría de edad (18 años)
• Defensor de Familia o autoridad judicial en casos especiales (Ley 1098/2006)

4.2 Canal oficial

📧 pqrs@preicfes.app

Indica en el asunto: "PQRS · Datos NNA" para asegurar tratamiento prioritario.

4.3 Información necesaria

1. Identificación del representante legal (nombre completo + documento)
2. Identificación del menor (nombre completo + edad)
3. Acreditación de la representación (registro civil, custodia, tutela)
4. Tipo de derecho que se ejerce (consulta, rectificación, supresión, etc.)
5. Descripción concreta de la solicitud
6. Datos de notificación

4.4 Plazos de respuesta

• Consultas: máximo 10 días hábiles (prorrogable 5)
• Reclamos: máximo 15 días hábiles (prorrogable 8)
• Casos urgentes con riesgo para el menor: tratamiento prioritario en 48 horas

5.1 Medidas técnicas adicionales

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo
• Doble factor de autenticación opcional para cuentas de acudiente
• Auditorías de acceso · registro de quién consulta datos del menor
• Aislamiento de datos sensibles (declaraciones de salud)
• Eliminación segura al ejercer derecho de supresión
• Backup cifrado con retención conforme a obligaciones legales
• Pruebas periódicas de penetración y vulnerabilidades

5.2 Medidas humanas y administrativas

• Capacitación continua del equipo en protección de NNA
• Convenios de confidencialidad reforzados con tutores
• Verificación de antecedentes del personal con contacto directo a menores
• Protocolos de actuación ante incidentes que afecten menores
• Designación de un responsable interno de protección de NNA
• Reporte a autoridades competentes ante incidentes graves (ICBF, Policía de Infancia)

6.1 Política firme

Como principio absoluto, NO realizamos marketing dirigido a menores de edad. Esto incluye:

• Publicidad personalizada con base en datos del menor
• Campañas en redes sociales orientadas a perfiles de menores
• Llamadas o WhatsApp directos al menor con fines comerciales
• Influencer marketing dirigido a la audiencia adolescente sin autorización del representante
• Tracking publicitario o pixels de terceros para perfilamiento

6.2 Comunicaciones permitidas

Solo permitimos comunicaciones operativas con el menor (relacionadas con su preparación académica):

• Recordatorios de sesiones con su tutor asignado
• Notificaciones de simulacros disponibles
• Mensajes pedagógicos de su tutor (audios, ejemplos, retroalimentación)
• Comunicación dentro de la comunidad cerrada y moderada

Cualquier comunicación promocional o de novedades del producto se envía exclusivamente al email del representante legal, no al menor.

7.1 Canal: WhatsApp del estudiante

Cuando el menor utiliza WhatsApp como canal de contacto con su tutor:

• Se requiere autorización expresa del representante legal
• El número del WhatsApp puede ser del menor (si tiene uno) o compartido con el acudiente
• El acudiente recibe informes semanales del histórico de comunicaciones
• Las conversaciones son archivadas con fines de calidad y trazabilidad
• El tutor sigue protocolos estrictos: solo contenido pedagógico, en horario laboral, sin trato inapropiado

7.2 Sesiones 1·1 con tutor

• Las sesiones son por Google Meet u otra plataforma con grabación opcional
• Solo se graban con autorización expresa del representante
• El representante puede solicitar copia de la grabación en cualquier momento
• Las grabaciones tienen tiempo de retención limitado (90 días) salvo solicitud expresa
• El tutor nunca solicita información personal innecesaria al menor

7.3 Comunidad cerrada de pares (grado 9)

La comunidad de pares es:

• Cerrada · solo estudiantes con plan activo y autorización
• Moderada 24/7 por equipo humano de Preicfes App
• Sin redes sociales externas · ambiente controlado
• Sin chats privados entre menores · solo conversaciones grupales moderadas
• Cero tolerancia a contenido inapropiado, acoso o exposición indebida

8.1 Reporte semanal automático

Cada domingo el representante legal recibe en su WhatsApp un reporte con:

• Horas de estudio acumuladas en la semana
• Sesiones con tutor cumplidas vs agendadas
• Simulacros presentados y resultado consolidado
• Brechas resueltas y áreas de prioridad próxima
• Mensaje del tutor con observaciones cualitativas
• Próximos hitos académicos

8.2 Acceso al panel del acudiente

El representante legal tiene acceso permanente al panel en curso.preicfes.app/panel-acudiente con:

• Histórico mensual de actividad del estudiante
• Calendario de sesiones programadas
• Comunicaciones del tutor
• Gestión de pago y facturación
• Solicitud de cambios o cancelación
• Acceso a documentos legales firmados

8.3 Alertas tempranas

Notificamos proactivamente al representante cuando:

• El menor falta a sesiones consecutivas con su tutor
• Hay caída sostenida en el desempeño académico
• Se detecta cambio significativo de comportamiento en la comunidad
• El menor manifiesta verbalmente situaciones de alerta (riesgo, ansiedad)

9.1 Canal especializado para asuntos NNA

Para cualquier consulta, reclamo, ejercicio de derechos, reporte de incidentes o emergencia relacionada con datos de un menor:

📧 pqrs@preicfes.app

Asunto sugerido: "PQRS · Datos NNA · [tipo de solicitud]" para tratamiento prioritario.

9.2 Canales adicionales

• 📧 General: info@preicfes.app
• 💬 WhatsApp acudiente: +57 300 408 4345
• 📍 Oficina: Calle 53 No 14-19, Of. 202 · Montería, Córdoba
• 📮 Postal: a la dirección de la oficina, dirigido a "PQRS · Datos NNA"

9.3 Autoridades competentes

Si consideras que tus derechos o los del menor no han sido atendidos adecuadamente, puedes acudir a:

• Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) · habeas data · sic.gov.co
• Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) · protección NNA · icbf.gov.co
• Defensor de Familia · jurisdicción del domicilio del menor
• Línea 141 ICBF · emergencias 24/7 con menores en Colombia

9.4 Documentos relacionados

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• Términos y Condiciones
• Hub para Acudientes
• Preguntas Frecuentes